GCM

Software de gestión integral de colegios mayores y residencias universitarias desde la solicitud de información y/o solicitud de plaza a la gestión de facturación automática, incluyendo gestión de actividades, comedor, ...

Te asesoramos durante todo el proceso

La solución perfecta para la gestión integral de tu Colegio Mayor o Residencia Universitaria

Multidispositivo GCM Responsive

Gestiona los diferentes aspectos de la vida colegial

La aplicación de Gestión de Colegios Mayores (GCM)

Una aplicación web con diferentes módulos que facilitarán y mejorarán la gestión integral del Colegio Mayor o Residencia a través de una interfaz sencilla e intuitiva adaptada a las necesidades del cliente.

Desarrollado con y para el cliente

Relación cercana en todos los niveles con nuestros clientes para conseguir que la aplicación se adapte a sus necesidades.

Adaptable a cualquier dispositivo

Diseño responsive, podrás acceder donde y cuando quieras solo necesitarás conexión a internet.

Interfaz intuitiva

Facilidad de uso y comprensión de la aplicación y sus diferentes funciones.

APP móvil IOS y Android

APP móvil vinculada al Colegio Mayor, disponible para su descarga en las principales plataformas.

Actualizaciones periódicas

La aplicación cuenta con actualizaciones periódicas en función de las necesidades técnicas y de seguridad que requiera la aplicación. La funcionalidad de la aplicación será actualizable mediante la incorporación de nuevos módulos.

Interfaz fácil e intuitiva

¿Cómo funciona?

Como administrador accederás a la aplicación web donde podrás configurar los detalles de tu Colegio Mayor o Residencia, así como crear y gestionar los roles del resto de usuarios.

Los diferentes módulos de la aplicación permiten la importación y transferencia de los colegiales o residentes, y todos sus datos, que estarán el curso en el Colegio Mayor para su gestión.

¡Una vez configuradas las características e importados los colegiales del curso, ya puedes empezar a gestionar tu Colegio Mayor o Residencia Universitaria!

Los colegiales una vez dados de alta en la aplicación recibirán las instrucciones necesarias para completar su registro. Podrán acceder a través de la aplicación web o de la APP móvil vinculada a su Colegio Mayor, disponible para su descarga en las principales plataformas.

Gestión de Colegios Mayores

Módulos de la aplicación:

El Módulo de Gestión de Solicitudes Online es un auténtico CRM que permite controlar todas las fases del proceso de admisión del Colegio Mayor o Residencia Universitaria, incluyendo la gestión documental y las comunicaciones automáticas con los futuros colegiales/residentes.

Gestión de Solicitudes Online

  • Formulario online 100% personalizado.
  • Listado de todas las solicitudes recibidas.
  • Gestión de los periodos que abarca la solicitud y el número de plazas disponibles.
  • Configuración de las diferentes fases de la admisión.
  • Gestión de las notificaciones y comunicaciones de cada fase.
  • Creación de eventos con fechas o plazas asignadas, tales como entrevistas, citas, tours, …

Envío de notificaciones y comunicaciones

  • Notificaciones a través de la aplicación y del correo electrónico asignado.
  • Gestión y configuración de las notificaciones que deben enviarse en cada fase del proceso a cada rol de usuario.

Recogida de datos

  • Contadores de las solicitudes según el estado de la solicitud.
  • Histórico de las solicitudes recibidas.

Subida de documentación

  • Subida de imágenes, pdfs, documentos y archivos necesarios para completar la solicitud.

Interfaz de usuario

  • Los usuarios que tendrán acceso a su propia interfaz desde donde podrán ver el estado y gestionar su solicitud.
  • Servicio de notificaciones.

Con el Módulo de Gestión online del Colegio Mayor o Residencia se podrán gestionar todos los procesos internos del centro, tanto de registro y asignación de habitaciones, como las gestiones asociadas a la facturación y cobros o contabilidad. También permitirá gestionar y controlar los procesos relacionados con cualquier tipo de incidencia.

Registro de residentes

  • Diferentes vistas de los listados de residentes actuales y antiguos.
  • Gestión de los datos e información de los mismos.
  • Exportación de listados en Excel y pdf.
  • Exportación en formato orla.
  • Búsqueda avanzada que permite la segmentación de los colegiales.

Gestión de instalaciones

  • Registro de las instalaciones d las que dispone el Colegio Mayor o Residencia.
  • Asignación del estado de cada una.

Control de reservas

  • Diferentes vistas de las reservas y ocupación de las instalaciones.
  • Creación y gestión de reservas.
  • Asignación masiva de habitaciones a los residentes

Generación automática de cobros y facturas

  •  Generación automática de cobros relativos a cada reserva con los datos asociados a la misma.
  • Creación y gestión de cobros adicionales (merchandising, comidas, servicios extra, …)
  • Facturación  automática asociada a los cobros.
  • Notificación a los usuarios vía email.
  • Seguimiento de los recibos.

Remesas y contabilidad

  • Generación de remesas compatible con su banco.
  • Exportación de facturación a programas de contabilidad externos.

Informes

  • Generación de informes a partir de los datos incorporados en la aplicación

Gestión de incidencias

  • Creación, modificación y gestión de incidencias
  • Notificaciones
  • Gestión presupuestaria
  • Incidencias vinculadas a un residente e imputadas si fuese necesario

Portal del residente

  • ¡Conecta con tus residentes como nunca antes!
  • El nuevo Portal del Residente permite a tus colegiales gestionar su información, realizar solicitudes y mantenerse al tanto sobre información relevante.
  • Mejora la comunicación y la participación de tus residentes.

Facturación electrónica

  • ¡Olvídate del papeleo! Con las eFacturas de GCM, emite y gestiona tus facturas de manera rápida y sin errores.
  • Automatiza este proceso esencial y dedícale más tiempo a lo que realmente importa.

VeriFactu

  • Ahora, con el sistema VeriFactu, GCM permite emitir facturas verificables directamente con Hacienda, garantizando el cumplimiento legal y fiscal.
  • Agiliza tus procesos con eFacturas, eliminando el papel y asegurando transacciones seguras y normativas.

El Módulo de Control de Presencia Virtual, permite controlar las entradas y salidas *, así como gestionar las ausencias y permisos del Colegio Mayor o Residencia y asociarlo con la asistencia al comedor de forma automática. 

* Si se utiliza asociado a un terminal biométrico y/o RFID

Control de presencia

  • Terminal biométrico conectado a la plataforma que permite el fichaje a través de: huella, móvil o tarjeta.
  • Histórico de los accesos al colegio y podrá filtrarlo por fecha y residente
  • Calendario de ausencias previstas de los residentes
  • Contadores con los estados principales

Estado en tiempo real de residentes

  • Visualización del estado en directo de cada residente
  • Aviso de entradas y salidas
  • Filtros de búsqueda
  • Contadores en tiempo real

Gestión y solicitud de permisos

  • Creación de los tipos de permiso que el colegial puede solicitar
  • Control y gestión de las solicitudes de permisos de salida solicitados para aceptarlos si fuese necesario
  • Histórico de peticiones aprobadas, canceladas y pendientes

Notificaciones de ausencia no justificada

  • Sistema de aviso al residente y al administrador a través de correo electrónico sobre ausencias no justificadas

Interfaz de usuario

  • El usuario podrá acceder a través de su cuenta a su historial de accesos al Colegio/Residencia
  • Podrá solicitar permisos de ausencia y tener un registro de los mismos.

Con el Módulo de Gestión de Comedor Online, se podrán  gestionar las contingencias relacionadas con la asistencia al comedor y las peticiones relacionadas con las mismas, tales como anulaciones, retrasos, picnic,…

Control de asistencia a las comidas

  • Registro de asistencia a las diferentes comidas configuradas

Registro de solicitudes del comedor

  • Registro de peticiones especiales para las comidas (menús especiales, picnic, tupper, …)

Subida de menús

  • Subida de archivos de menús asignados a un determinado periodo de tiempo

Registro y control de alérgenos de los residentes

  • Listado de los 14 alérgenos recogidos en la normativa del Reglamento UE 1169/2011
  • Asignación a los residentes de sus correspondientes alérgenos para tenerlos en cuenta a la hora de elaborar las comidas

Interfaz de usuario

  • Calendario para gestionar la asistencia a las diferentes comidas o las necesidades específicas de cada día
  • Perfil con la asignación de alérgenos que haya seleccionado en su solicitud

Módulo de Gestión de Actividades Online permite gestionar las diferentes actividades del Colegio Mayor o Residencia desde la creación informativa de las mismas hasta la gestión de inscripciones y control de asistencia.

Registro y gestión de actividades

  • Crear y gestionar actividades estableciendo el número de plazas en cada, el tipo de actividad, la forma de inscripción, …
  • Gestionar la asignación de puntos si procede en las actividades.

Actividades cíclicas y recursivas

Gestión de inscripciones

  • Listado de inscritos en cada una de las actividades.
  • Gestión de las inscripciones a cada actividad asignando un estado a cada una.
  • Filtros avanzados.

Control de asistencia

  • Registro de asistencia de los inscritos a través de un QR o gestionado por los administradores.
  • Listado de asistentes a cada actividad.

Interfaz de usuario

  • Visualización de las próximas actividades en las que está inscrito y aquellas disponibles para inscribirse a ellas.
  • Estado de las inscripciones realizadas anteriormente.

El Módulo de Gestión de Solicitudes Online es un auténtico CRM que permite controlar todas las fases del proceso de admisión del Colegio Mayor o Residencia Universitaria, incluyendo la gestión documental y las comunicaciones automáticas con los futuros colegiales/residentes.

Gestión de Solicitudes Online

  • Formulario online 100% personalizado.
  • Listado de todas las solicitudes recibidas.
  • Gestión de los periodos que abarca la solicitud y el número de plazas disponibles.
  • Configuración de las diferentes fases de la admisión.
  • Gestión de las notificaciones y comunicaciones de cada fase.
  • Creación de eventos con fechas o plazas asignadas, tales como entrevistas, citas, tours, …

Envío de notificaciones y comunicaciones

  • Notificaciones a través de la aplicación y del correo electrónico asignado.
  • Gestión y configuración de las notificaciones que deben enviarse en cada fase del proceso a cada rol de usuario.

Recogida de datos

  • Contadores de las solicitudes según el estado de la solicitud.
  • Histórico de las solicitudes recibidas.

Subida de documentación

  • Subida de imágenes, pdfs, documentos y archivos necesarios para completar la solicitud.

Interfaz de usuario

  • Los usuarios que tendrán acceso a su propia interfaz desde donde podrán ver el estado y gestionar su solicitud.
  • Servicio de notificaciones.

Con el Módulo de Gestión online del Colegio Mayor o Residencia se podrán gestionar todos los procesos internos del centro, tanto de registro y asignación de habitaciones, como las gestiones asociadas a la facturación y cobros o contabilidad. También permitirá gestionar y controlar los procesos relacionados con cualquier tipo de incidencia.

Registro de residentes

  • Diferentes vistas de los listados de residentes actuales y antiguos.
  • Gestión de los datos e información de los mismos.
  • Exportación de listados en Excel y pdf.
  • Exportación en formato orla.
  • Búsqueda avanzada que permite la segmentación de los colegiales.

Gestión de instalaciones

  • Registro de las instalaciones d las que dispone el Colegio Mayor o Residencia.
  • Asignación del estado de cada una.

Control de reservas

  • Diferentes vistas de las reservas y ocupación de las instalaciones.
  • Creación y gestión de reservas.
  • Asignación masiva de habitaciones a los residentes

Generación automática de cobros y facturas

  •  Generación automática de cobros relativos a cada reserva con los datos asociados a la misma.
  • Creación y gestión de cobros adicionales (merchandising, comidas, servicios extra, …)
  • Facturación  automática asociada a los cobros.
  • Notificación a los usuarios vía email.
  • Seguimiento de los recibos.

Remesas y contabilidad

  • Generación de remesas compatible con su banco.
  • Exportación de facturación a programas de contabilidad externos.

Informes

  • Generación de informes a partir de los datos incorporados en la aplicación

Gestión de incidencias

  • Creación, modificación y gestión de incidencias
  • Notificaciones
  • Gestión presupuestaria
  • Incidencias vinculadas a un residente e imputadas si fuese necesario

Portal del residente

  • ¡Conecta con tus residentes como nunca antes!
  • El nuevo Portal del Residente permite a tus colegiales gestionar su información, realizar solicitudes y mantenerse al tanto sobre información relevante.
  • Mejora la comunicación y la participación de tus residentes.

Facturación electrónica

  • ¡Olvídate del papeleo! Con las eFacturas de GCM, emite y gestiona tus facturas de manera rápida y sin errores.
  • Automatiza este proceso esencial y dedícale más tiempo a lo que realmente importa.

VeriFactu

  • Ahora, con el sistema VeriFactu, GCM permite emitir facturas verificables directamente con Hacienda, garantizando el cumplimiento legal y fiscal.
  • Agiliza tus procesos con eFacturas, eliminando el papel y asegurando transacciones seguras y normativas.

El Módulo de Control de Presencia Virtual, permite controlar las entradas y salidas *, así como gestionar las ausencias y permisos del Colegio Mayor o Residencia y asociarlo con la asistencia al comedor de forma automática. 

* Si se utiliza asociado a un terminal biométrico y/o RFID

Control de presencia

  • Terminal biométrico conectado a la plataforma que permite el fichaje a través de: huella, móvil o tarjeta.
  • Histórico de los accesos al colegio y podrá filtrarlo por fecha y residente
  • Calendario de ausencias previstas de los residentes
  • Contadores con los estados principales

Estado en tiempo real de residentes

  • Visualización del estado en directo de cada residente
  • Aviso de entradas y salidas
  • Filtros de búsqueda
  • Contadores en tiempo real

Gestión y solicitud de permisos

  • Creación de los tipos de permiso que el colegial puede solicitar
  • Control y gestión de las solicitudes de permisos de salida solicitados para aceptarlos si fuese necesario
  • Histórico de peticiones aprobadas, canceladas y pendientes

Notificaciones de ausencia no justificada

  • Sistema de aviso al residente y al administrador a través de correo electrónico sobre ausencias no justificadas

Interfaz de usuario

  • El usuario podrá acceder a través de su cuenta a su historial de accesos al Colegio/Residencia
  • Podrá solicitar permisos de ausencia y tener un registro de los mismos.

Con el Módulo de Gestión de Comedor Online, se podrán  gestionar las contingencias relacionadas con la asistencia al comedor y las peticiones relacionadas con las mismas, tales como anulaciones, retrasos, picnic,…

Control de asistencia a las comidas

  • Registro de asistencia a las diferentes comidas configuradas

Registro de solicitudes del comedor

  • Registro de peticiones especiales para las comidas (menús especiales, picnic, tupper, …)

Subida de menús

  • Subida de archivos de menús asignados a un determinado periodo de tiempo

Registro y control de alérgenos de los residentes

  • Listado de los 14 alérgenos recogidos en la normativa del Reglamento UE 1169/2011
  • Asignación a los residentes de sus correspondientes alérgenos para tenerlos en cuenta a la hora de elaborar las comidas

Interfaz de usuario

  • Calendario para gestionar la asistencia a las diferentes comidas o las necesidades específicas de cada día
  • Perfil con la asignación de alérgenos que haya seleccionado en su solicitud

Módulo de Gestión de Actividades Online permite gestionar las diferentes actividades del Colegio Mayor o Residencia desde la creación informativa de las mismas hasta la gestión de inscripciones y control de asistencia.

Registro y gestión de actividades

  • Crear y gestionar actividades estableciendo el número de plazas en cada, el tipo de actividad, la forma de inscripción, …
  • Gestionar la asignación de puntos si procede en las actividades.

Actividades cíclicas y recursivas

Gestión de inscripciones

  • Listado de inscritos en cada una de las actividades.
  • Gestión de las inscripciones a cada actividad asignando un estado a cada una.
  • Filtros avanzados.

Control de asistencia

  • Registro de asistencia de los inscritos a través de un QR o gestionado por los administradores.
  • Listado de asistentes a cada actividad.

Interfaz de usuario

  • Visualización de las próximas actividades en las que está inscrito y aquellas disponibles para inscribirse a ellas.
  • Estado de las inscripciones realizadas anteriormente.

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