GCM

Software de gestión integral de colegios mayores y residencias universitarias desde la solicitud de información y/o solicitud de plaza a la gestión de facturación automática, incluyendo gestión de actividades, comedor, ...

GCM Gestión de Colegios Mayores y Residencias Universitarias
Te asesoramos durante todo el proceso

La solución perfecta para la gestión integral de tu Colegio Mayor o Residencia Universitaria

Multidispositivo GCM Responsive

Gestiona los diferentes aspectos de la vida colegial

La aplicación de Gestión de Colegios Mayores (GCM)

Una aplicación web con diferentes módulos que facilitarán y mejorarán la gestión integral del Colegio Mayor o Residencia a través de una interfaz sencilla e intuitiva adaptada a las necesidades del cliente.

Desarrollado con y para el cliente

Relación cercana en todos los niveles con nuestros clientes para conseguir que la aplicación se adapte a sus necesidades.

Adaptable a cualquier dispositivo

Diseño responsive, podrás acceder donde y cuando quieras solo necesitarás conexión a internet.

Interfaz intuitiva

Facilidad de uso y comprensión de la aplicación y sus diferentes funciones.

APP móvil IOS y Android

APP móvil vinculada al Colegio Mayor, disponible para su descarga en las principales plataformas.

Actualizaciones periódicas

La aplicación cuenta con actualizaciones periódicas en función de las necesidades técnicas y de seguridad que requiera la aplicación. La funcionalidad de la aplicación será actualizable mediante la incorporación de nuevos módulos.

Interfaz fácil e intuitiva

¿Cómo funciona?

Como administrador accederás a la aplicación web donde podrás configurar los detalles de tu Colegio Mayor o Residencia, así como crear y gestionar los roles del resto de usuarios.

Los diferentes módulos de la aplicación permiten la importación y transferencia de los colegiales o residentes, y todos sus datos, que estarán el curso en el Colegio Mayor para su gestión.

¡Una vez configuradas las características e importados los colegiales del curso, ya puedes empezar a gestionar tu Colegio Mayor o Residencia Universitaria!

Los colegiales una vez dados de alta en la aplicación recibirán las instrucciones necesarias para completar su registro. Podrán acceder a través de la aplicación web o de la APP móvil vinculada a su Colegio Mayor, disponible para su descarga en las principales plataformas.

Gestión de Colegios Mayores

Módulos de la aplicación

El Módulo de Gestión de Solicitudes Online es un auténtico CRM que permite controlar todas las fases del proceso de admisión del Colegio Mayor o Residencia Universitaria, incluyendo la gestión documental y las comunicaciones automáticas con los futuros colegiales/residentes.

Gestión de Solicitudes Online

  • Formulario online 100% personalizado.
  • Listado de todas las solicitudes recibidas.
  • Gestión de los periodos que abarca la solicitud y el número de plazas disponibles.
  • Configuración de las diferentes fases de la admisión.
  • Gestión de las notificaciones y comunicaciones de cada fase.
  • Creación de eventos con fechas o plazas asignadas, tales como entrevistas, citas, tours, …

Envío de notificaciones y comunicaciones

  • Notificaciones a través de la aplicación y del correo electrónico asignado.
  • Gestión y configuración de las notificaciones que deben enviarse en cada fase del proceso a cada rol de usuario.

Recogida de datos

  • Contadores de las solicitudes según el estado de la solicitud.
  • Histórico de las solicitudes recibidas.

Subida de documentación

  • Subida de imágenes, pdfs, documentos y archivos necesarios para completar la solicitud.

Interfaz de usuario

  • Los usuarios que tendrán acceso a su propia interfaz desde donde podrán ver el estado y gestionar su solicitud.
  • Servicio de notificaciones.

Con el Módulo de Gestión online del Colegio Mayor o Residencia se podrán gestionar todos los procesos internos del centro, tanto de registro y asignación de habitaciones, como las gestiones asociadas a la facturación y cobros o contabilidad. También permitirá gestionar y controlar los procesos relacionados con cualquier tipo de incidencia.

Registro de residentes

  • Diferentes vistas de los listados de residentes actuales y antiguos.
  • Gestión de los datos e información de los mismos.
  • Exportación de listados en Excel y pdf.
  • Exportación en formato orla.
  • Búsqueda avanzada que permite la segmentación de los colegiales.

Gestión de instalaciones

  • Registro de las instalaciones d las que dispone el Colegio Mayor o Residencia.
  • Asignación del estado de cada una.

Control de reservas

  • Diferentes vistas de las reservas y ocupación de las instalaciones.
  • Creación y gestión de reservas.
  • Asignación masiva de habitaciones a los residentes

Generación automática de cobros y facturas

  •  Generación automática de cobros relativos a cada reserva con los datos asociados a la misma.
  • Creación y gestión de cobros adicionales (merchandising, comidas, servicios extra, …)
  • Facturación  automática asociada a los cobros.
  • Notificación a los usuarios vía email.
  • Seguimiento de los recibos.

Remesas y contabilidad

  • Generación de remesas compatible con su banco.
  • Exportación de facturación a programas de contabilidad externos.

Informes

  • Generación de informes a partir de los datos incorporados en la aplicación

Gestión de incidencias

  • Creación, modificación y gestión de incidencias
  • Notificaciones
  • Gestión presupuestaria
  • Incidencias vinculadas a un residente e imputadas si fuese necesario

El Módulo de Control de Presencia Virtual, permite controlar las entradas y salidas *, así como gestionar las ausencias y permisos del Colegio Mayor o Residencia y asociarlo con la asistencia al comedor de forma automática. 

* Si se utiliza asociado a un terminal biométrico y/o RFID

Control de presencia

  • Terminal biométrico conectado a la plataforma que permite el fichaje a través de: huella, móvil o tarjeta.
  • Histórico de los accesos al colegio y podrá filtrarlo por fecha y residente
  • Calendario de ausencias previstas de los residentes
  • Contadores con los estados principales

Estado en tiempo real de residentes

  • Visualización del estado en directo de cada residente
  • Aviso de entradas y salidas
  • Filtros de búsqueda
  • Contadores en tiempo real

Gestión y solicitud de permisos

  • Creación de los tipos de permiso que el colegial puede solicitar
  • Control y gestión de las solicitudes de permisos de salida solicitados para aceptarlos si fuese necesario
  • Histórico de peticiones aprobadas, canceladas y pendientes

Notificaciones de ausencia no justificada

  • Sistema de aviso al residente y al administrador a través de correo electrónico sobre ausencias no justificadas

Interfaz de usuario

  • El usuario podrá acceder a través de su cuenta a su historial de accesos al Colegio/Residencia
  • Podrá solicitar permisos de ausencia y tener un registro de los mismos.

Con el Módulo de Gestión de Comedor Online, se podrán  gestionar las contingencias relacionadas con la asistencia al comedor y las peticiones relacionadas con las mismas, tales como anulaciones, retrasos, picnic,…

Control de asistencia a las comidas

  • Registro de asistencia a las diferentes comidas configuradas

Registro de solicitudes del comedor

  • Registro de peticiones especiales para las comidas (menús especiales, picnic, tupper, …)

Subida de menús

  • Subida de archivos de menús asignados a un determinado periodo de tiempo

Registro y control de alérgenos de los residentes

  • Listado de los 14 alérgenos recogidos en la normativa del Reglamento UE 1169/2011
  • Asignación a los residentes de sus correspondientes alérgenos para tenerlos en cuenta a la hora de elaborar las comidas

Interfaz de usuario

  • Calendario para gestionar la asistencia a las diferentes comidas o las necesidades específicas de cada día
  • Perfil con la asignación de alérgenos que haya seleccionado en su solicitud

Módulo de Gestión de Actividades Online permite gestionar las diferentes actividades del Colegio Mayor o Residencia desde la creación informativa de las mismas hasta la gestión de inscripciones y control de asistencia.

Registro y gestión de actividades

  • Crear y gestionar actividades estableciendo el número de plazas en cada, el tipo de actividad, la forma de inscripción, …
  • Gestionar la asignación de puntos si procede en las actividades.

Actividades cíclicas y recursivas

Gestión de inscripciones

  • Listado de inscritos en cada una de las actividades.
  • Gestión de las inscripciones a cada actividad asignando un estado a cada una.
  • Filtros avanzados.

Control de asistencia

  • Registro de asistencia de los inscritos a través de un QR o gestionado por los administradores.
  • Listado de asistentes a cada actividad.

Interfaz de usuario

  • Visualización de las próximas actividades en las que está inscrito y aquellas disponibles para inscribirse a ellas.
  • Estado de las inscripciones realizadas anteriormente.

El Módulo de Gestión de Solicitudes Online es un auténtico CRM que permite controlar todas las fases del proceso de admisión del Colegio Mayor o Residencia Universitaria, incluyendo la gestión documental y las comunicaciones automáticas con los futuros colegiales/residentes.

Gestión de Solicitudes Online

  • Formulario online 100% personalizado.
  • Listado de todas las solicitudes recibidas.
  • Gestión de los periodos que abarca la solicitud y el número de plazas disponibles.
  • Configuración de las diferentes fases de la admisión.
  • Gestión de las notificaciones y comunicaciones de cada fase.
  • Creación de eventos con fechas o plazas asignadas, tales como entrevistas, citas, tours, …

Envío de notificaciones y comunicaciones

  • Notificaciones a través de la aplicación y del correo electrónico asignado.
  • Gestión y configuración de las notificaciones que deben enviarse en cada fase del proceso a cada rol de usuario.

Recogida de datos

  • Contadores de las solicitudes según el estado de la solicitud.
  • Histórico de las solicitudes recibidas.

Subida de documentación

  • Subida de imágenes, pdfs, documentos y archivos necesarios para completar la solicitud.

Interfaz de usuario

  • Los usuarios que tendrán acceso a su propia interfaz desde donde podrán ver el estado y gestionar su solicitud.
  • Servicio de notificaciones.

Con el Módulo de Gestión online del Colegio Mayor o Residencia se podrán gestionar todos los procesos internos del centro, tanto de registro y asignación de habitaciones, como las gestiones asociadas a la facturación y cobros o contabilidad. También permitirá gestionar y controlar los procesos relacionados con cualquier tipo de incidencia.

Registro de residentes

  • Diferentes vistas de los listados de residentes actuales y antiguos.
  • Gestión de los datos e información de los mismos.
  • Exportación de listados en Excel y pdf.
  • Exportación en formato orla.
  • Búsqueda avanzada que permite la segmentación de los colegiales.

Gestión de instalaciones

  • Registro de las instalaciones d las que dispone el Colegio Mayor o Residencia.
  • Asignación del estado de cada una.

Control de reservas

  • Diferentes vistas de las reservas y ocupación de las instalaciones.
  • Creación y gestión de reservas.
  • Asignación masiva de habitaciones a los residentes

Generación automática de cobros y facturas

  •  Generación automática de cobros relativos a cada reserva con los datos asociados a la misma.
  • Creación y gestión de cobros adicionales (merchandising, comidas, servicios extra, …)
  • Facturación  automática asociada a los cobros.
  • Notificación a los usuarios vía email.
  • Seguimiento de los recibos.

Remesas y contabilidad

  • Generación de remesas compatible con su banco.
  • Exportación de facturación a programas de contabilidad externos.

Informes

  • Generación de informes a partir de los datos incorporados en la aplicación

Gestión de incidencias

  • Creación, modificación y gestión de incidencias
  • Notificaciones
  • Gestión presupuestaria
  • Incidencias vinculadas a un residente e imputadas si fuese necesario

El Módulo de Control de Presencia Virtual, permite controlar las entradas y salidas *, así como gestionar las ausencias y permisos del Colegio Mayor o Residencia y asociarlo con la asistencia al comedor de forma automática. 

* Si se utiliza asociado a un terminal biométrico y/o RFID

Control de presencia

  • Terminal biométrico conectado a la plataforma que permite el fichaje a través de: huella, móvil o tarjeta.
  • Histórico de los accesos al colegio y podrá filtrarlo por fecha y residente
  • Calendario de ausencias previstas de los residentes
  • Contadores con los estados principales

Estado en tiempo real de residentes

  • Visualización del estado en directo de cada residente
  • Aviso de entradas y salidas
  • Filtros de búsqueda
  • Contadores en tiempo real

Gestión y solicitud de permisos

  • Creación de los tipos de permiso que el colegial puede solicitar
  • Control y gestión de las solicitudes de permisos de salida solicitados para aceptarlos si fuese necesario
  • Histórico de peticiones aprobadas, canceladas y pendientes

Notificaciones de ausencia no justificada

  • Sistema de aviso al residente y al administrador a través de correo electrónico sobre ausencias no justificadas

Interfaz de usuario

  • El usuario podrá acceder a través de su cuenta a su historial de accesos al Colegio/Residencia
  • Podrá solicitar permisos de ausencia y tener un registro de los mismos.

Con el Módulo de Gestión de Comedor Online, se podrán  gestionar las contingencias relacionadas con la asistencia al comedor y las peticiones relacionadas con las mismas, tales como anulaciones, retrasos, picnic,…

Control de asistencia a las comidas

  • Registro de asistencia a las diferentes comidas configuradas

Registro de solicitudes del comedor

  • Registro de peticiones especiales para las comidas (menús especiales, picnic, tupper, …)

Subida de menús

  • Subida de archivos de menús asignados a un determinado periodo de tiempo

Registro y control de alérgenos de los residentes

  • Listado de los 14 alérgenos recogidos en la normativa del Reglamento UE 1169/2011
  • Asignación a los residentes de sus correspondientes alérgenos para tenerlos en cuenta a la hora de elaborar las comidas

Interfaz de usuario

  • Calendario para gestionar la asistencia a las diferentes comidas o las necesidades específicas de cada día
  • Perfil con la asignación de alérgenos que haya seleccionado en su solicitud

Módulo de Gestión de Actividades Online permite gestionar las diferentes actividades del Colegio Mayor o Residencia desde la creación informativa de las mismas hasta la gestión de inscripciones y control de asistencia.

Registro y gestión de actividades

  • Crear y gestionar actividades estableciendo el número de plazas en cada, el tipo de actividad, la forma de inscripción, …
  • Gestionar la asignación de puntos si procede en las actividades.

Actividades cíclicas y recursivas

Gestión de inscripciones

  • Listado de inscritos en cada una de las actividades.
  • Gestión de las inscripciones a cada actividad asignando un estado a cada una.
  • Filtros avanzados.

Control de asistencia

  • Registro de asistencia de los inscritos a través de un QR o gestionado por los administradores.
  • Listado de asistentes a cada actividad.

Interfaz de usuario

  • Visualización de las próximas actividades en las que está inscrito y aquellas disponibles para inscribirse a ellas.
  • Estado de las inscripciones realizadas anteriormente.

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